面会の約束をする場合、おそらく最も良いのは電話でお願いすることでしょう。けれど、相手が海外にいると時差で電話できないことがあります。電話で相手を捕まえられない場合もあり、その際はメールで面談を申し込むことになります。
気心の知れた相手なら別ですが、初対面やよく知らない相手との書面には、どうしてもぎこちなさが漂います。今回は初対面の相手にも悪印象を与えない、面談をお願いするメールの書き方を紹介します。
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本文は丁寧に、でもタイトルは簡潔に
まずメールのタイトルから。特に相手がよく知らない人の場合、メールのタイトルで中身が判断できないと、すぐ開いてもらえない、または読まずに捨てられてしまう可能性もあります。
ですので、メールのタイトルは”Hello”や、”My name is XXX”といった挨拶調のものは避けて、ダイレクトに”Request for an appointment（またはmeeting）”など、簡潔で分かりやすいものにしましょう。
いきなりお願いをする前に・・・
では本文に入っていきましょう。丁寧に書いたからと言って、いきなり「お時間をいただけないでしょうか？」では、やはり訝しまれてしまいますよね。まずは自己紹介、紹介者がいればその人の名前、いきなりメールで連絡する非礼（と、その理由も）を詫びると丁寧でしょう。
例文で見て行くことにしましょう。
いよいよ面談の申し込み！
前段の挨拶と自己紹介が済んだら、いよいよ面談の申し込みです。まずは「お会いしたいのですが」「お時間をいただけますか」などにあたる言い回しはを、いくつか見ていきましょう。
（ご都合の良い時に面談のお約束をさせていただけないでしょうか）
（可能であればミーティングのためにお時間をいただきたく思います）
（XXについてお話しするためにお会いできないでしょうか）
お願いをしたら、たたみ込むように「いつにしましょうか？」というのが常道ですよね。時間や場所についての都合を聞くフレーズをいくつかあげてみましょう。
（お会いするのにご都合の良い時間（日にち）はいつ頃でしょうか？）
（ご都合の良いお日にち（場所）はどちらでしょうか？）
（ご都合をお教えいただけないでしょうか？）
さらに丁寧にしたい場合はWould you “kindly” let me know…とします。
終わりまで気を抜かず、印象良く！
用件はここまでで後は結びの文章ですが、顔が見えないコミュニケーションですから、確認事項やお礼など、最後まで丁寧にすることを心がけると良いでしょう。いくつか例となる文章をあげてみますね。
（日にちが近づきましたら、また確認をさせていただきます）
（ミーティングの前に、参考資料をお送りします）
（ご検討いただき、ありがとうございます）
（お会いするのを楽しみにしております）
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おわりに
特に面識のない人が相手の場合、第一印象を悪くしないためには慎重で丁寧なコミュニケーションが必要です。メールは難しさもありますが、納得できるまで書き直せるという利点があります。
メールを上手に使うことが、スムーズなアポ取りに役立ちます。
この記事の更新内容
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- 「スタディサプリTOEIC」の変更注記を追加しました
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