仕事の進め方は会社ごとに異なり、文化によっても大きく変わります。筆者が勤務していたアメリカやアメリカ系の企業で「当たり前」だと思っていたことが、日本企業に勤めてから「当たり前ではなかった」と気づくこともたくさんありました。
今回はその一つとして、会議におけるアメリカ型のお作法をご紹介します。
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意見を言うのは当たり前、対立しても根に持たない
日本の会議だと、時に居並ぶ上司や先輩を前に、自分の意見を言うのは憚られる・・・なんていう雰囲気を感じる人も多いでしょう。ましてやそれが、他の人と対立するような意見ならなおさら。
しかし、アメリカでは自分の意見を述べるのは会議であれば当たり前です。アメリカ式の会議では、事前にアジェンダ（議題・テーマ）を決めておくケースがほとんどですから、参加者は当然自分の意見をまとめておき、会議の場で発表するべき、という考え方なのです。ですから「皆さんのおっしゃる通りでいいと思います」「特に意見はありません」と言うような、日本では当たり前に出るような発言は、やる気がないとみなされることがあります。
また、人はそれぞれが違う考え方を持ち、異なる意見があるのが当たり前と考える文化があります。したがって、意見が対立して熱を帯びた議論に発展するのも、健全な会議の一プロセスと捉えています。ですから、どんなに喧嘩腰の議論が繰り広げられたとしても、会議が終われば遺恨を残すこともありません。「健全な対立」は議論をより深め、より的確な結論を導き出すと思われているのです。
アメリカ流ホワイトボード活用方
日本でも会議室にホワイトボードが備え付けてある企業は多くあるでしょう。けれど、それが効率的に活用されているかはどうかは疑問の余地あり、と私自身は思います。会議室にいる最年少のメンバーが「メモ係ね」などと言われて、で発言を全て箇条書きにして書き取っていく・・・なんていう光景にも出くわしました。
一方アメリカ式の会議ではどうでしょう？特に私の勤務して来た企業ではそうでしたが、ホワイトボードに記入する「係」は大抵が会議の仕切り役でした。彼・彼女がみんなの意見を聞きながら、手早くそれを分類したり、意味合いを抽出したり、図表に落としたりということをホワイトボード上でやっていくのです。
そして会議が終了する頃には、うまくいけば結論や次にやるべきことがまとまってホワイトボードに記されているというわけです。これはホワイトボードをメモ帳の代替として使用しているよりも、よほど効率的な使い方ですよね。
議事録は一言一句、書き写しても意味がない
議事録の取り方も、アメリカ式の会議では一味違います。きっと日本でも一言一句漏らさず、テープ起こしのように取られた議事録というのはもはや存在しないかもしれませんが、それでも会議で出た意見を一通り列挙しようという考え方は多いのではないでしょうか。
一方アメリカ式会議の議事録では、まず冒頭に書くべきなのは、「その会議での決定事項と次にとるべきアクション」です。そもそも会議とは、前述の通り「事前に決められた議題について何らかの決定を下す場」だと捉えられているのですから、一番重要なのは会議で決まった決定事項と、それを実現するために何をするか、なのです。
それらを明確にした上で、主だった発言を書き、議論の経過を示す、というのが一般的な議事録の書き方です。「とにかく色々な意見を出そう」というブレインストーミング型の会議であれば、この議事録は当てはまりませんが、大抵の場合はこうした決定事項を中心とした議事録が主流なのです。
終わりに
同じ程度の時間を使う会議でも、アメリカ式に進めると非常に効率よく物事が進むように思えます。
ただし、前述したブレインストーミングなどの「発散型」の会議では、アメリカ式があまり役に立たない場合もあります。テーマや会議後に目指す状態を考えたうえで、アメリカ式会議を取り入れるとよいでしょう。
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